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Posts Tagged ‘Projektmanagement’

In dieser Serie will ich euch verschiedene Tools vorstellen, die euch eine Hilfe bei der täglichen AIESEC-Arbeit sein können.

Teil 1: huddle.net – eine Projektmanagement-Plattform

Projekte sind das A&O in AIESEC. Wir finanzieren uns darüber und bauen ein gewisses Image an der Uni, an der wir vertreten sind, auf.
Um Projekte erfolgreich abzuschließen werden immer wieder Workshops angeboten, die einem beibringen, wie man das Projekt aufzuziehen hat und wie ein optimaler Workflow aussehen sollte.

Ich stelle euch hier ein Tool vor, das sich genau mit diesen Dingen beschäftigt. Um die Handhabung und den Sinn dieses Tools zu verstehen schildere ich euch eine Situation, die ich vor nicht allzu langer Zeit selbst erlebt habe:

Wir organisieren eine Konferenz und bekommen für das OC (Organisation Commitee) leider nicht genug motivierte Leute aus dem eigenen LC zusammen. Daher bleibt uns nichts anderes übrig als ein bundesweites OC zu gründen. Die Zusammenarbeit funktioniert auch bestens. Durch wöchentliche Telkos (Telefonkonferenzen) wird ein persönlicher Kontakt gehalten und alle anderen relevanten Dinge werden per Mail besprochen.
Genau hier tritt das große Problem auf. Die Mails werden, je umfangreicher das Projekt wird, immer häufiger und man verliert schnell den Überblick. Keiner weiß mehr wer was macht und an welchem Part gerade gearbeitet wird.
Dieses Problem kann man aber auch auf ein einzelnes LC und jedes Ressort runter brechen. Nicht jeder hat immer Zeit sich zu treffen und ist ständig mit anderen Dingen beschäftigt.

Hier tritt die Software huddle.net in Kraft.

Huddle ist eine Projektmanagementplattform, auf der man sein eigens Team anlegen kann und genau sieht, wer gerade an welchem Dokument arbeitet, wer zuletzt online war und in welchem Prozess sich welche Aktion gerade befindet. Zusätzlich gibt es 1 GB Speicherplatz für alle Projektbezogenen Dateien. Zusätzlich kann jedes oder nur ausgewählte Mitglieder über neue Änderungen per Mail informiert werden.

Im Folgenden stelle ich euch alle Bereiche der Plattform etwas genauer vor, dass ihr euch ein reales Bild davon machen könnt:

Das Dashboard huddle.net - Dashboard

Hier seht ihr auf einen Blick, was in der letzten Zeit an neuen Dingen geschehen ist. Die letzten Beiträge zu den einzelnen Themen werden hier genauso angezeigt, wie die neusten Termine und Dateien. Ebenfalls könnt ihr hier in der Übersicht sehen, wer wann zum letzten Mal Online war. (Hat den Vorteil, dass ihr einen Überblick und die Gewissheit bekommt, dass eure Teammember auch wirklich etwas tun.Ein weiterer Vorteil, man muss sich nur einmal am Tag einloggen und ist auf diesem Rechner dann den ganzen Tag online – erspart eine Menge Tipperei

Das Whiteboard huddle.net - Whiteboard

Das Whiteboard beinhaltet alle Themen, die während des Projektes besprochen werden. Es funktioniert wie eine Art Forum. Ihr legt einfach ein Thema z.B. „Locationsuche“ an und alle Mitglieder können ihre aktuelle Recherche und Statusse chronologisch hinterlegen. So kann jeder, der dieses Thema bearbeitet genau nachvollziehen, wie weit es bearbeitet ist, wer was gemacht hat und in welche Richtung eine Diskussion geht. (keiner verliert mehr die Übersicht wegen zu vieler Mails im Posteingang)

Die Aufgabenhuddle.net - Kalender

Wie der Name schon sagt, können unter diesem Menüpunkt ganz konkrete Aufgaben den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden.
Ebenfalls werden hier Deadlines festgelegt und über einen integrierten Kalender genau zugewiesen. Verfallende und nicht erledigte Aufgaben werden entsprechend gekennzeichnet und man hat eine ganz genaue Kontrolle, ob das Projekt im zeitplan liegt.

Das Archiv huddle.net - Archiv

1 GB Speicherplatz um alle Projektrelevanten Dateien abzulegen und zu archivieren. Ein schöner Nebeneffekt dieser Seite ist, dass Dateien, online bearbeitet werden können. Dazu lädt man sich einfach die entsprechende Word-Datei auf den Rechner und online wird angezeigt, dass diese gerade von Person X bearbeitet wird. So gibt es keine Doppelbearbeitungen mehr und die Verwirrung und Fragen wie „Wer hat denn jetzt was gemacht“ verschwinden gänzlich. Ein weiterer Pluspunkt, die alten Versionen werden trotzdem hinterlegt und man kann im Fall einer Fehlbearbeitung, schnell die Vorgängerdatei wieder herstellen.

Das Teamhuddle.net - Team

Der letzte wichtige Punkt dieser Plattform ist die Teamverwaltung. Hier findet ihr alle wichtigen Daten zu jedem einzelnen Teammitglied. Telefonnummer, eMail-Adressen und Messenger-Daten.

Soviel erst einmal zu huddle.net. Sollte ihr Fragen, Anregungen und Verbesserungen haben, einfach in die Kommentare schreiben und ich werde euch antworten.

Wie ich gerade im offiziellen Huddle-Blog gelesen habe, sind die nächsten Änderungen auch schon in Bearbeitung und werden demnächst online gehen. Es gibt also noch ein paar weitere, sehr gute Features.


Weitere Plattformen, die ich euch in der nächsten Zeit vorstellen möchte:

  • huddle.com – Projektmanagement online
  • dotphoto.com – Fotosharing umsonst und sehr einfach
  • dudel.ch – Terminabsprachen ganz einfach
  • mindmeister.com – Mindmaps gemeinsam und rechnerunabhängig gestalten
  • twiddla.com – das universale Whiteboard, ideal für jede Telko
  • google.com – nicht nur eine Suchmaschine
  • Blogs – wie nutzt man sie richtig


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